Een vertrouwenspersoon is een professional die wordt ingezet om een veilige omgeving te bieden waar medewerkers hun zorgen, problemen en klachten kunnen bespreken. In tegenstelling tot een interne vertrouwenspersoon, die binnen de organisatie zelf werkt, opereert een externe vertrouwenspersoon onafhankelijk van de organisatie. Deze onafhankelijkheid helpt medewerkers om zich vrijer te uiten en versterkt het vertrouwen in de vertrouwenspersoon.

Het belangrijkste verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon is hun relatie tot de organisatie. Een interne vertrouwenspersoon is meestal een medewerker van de organisatie en kan daardoor worden beïnvloed door interne machtsstructuren en belangen. Een externe vertrouwenspersoon daarentegen is niet verbonden aan de organisatie, waardoor deze objectiever kan handelen en geen conflicten heeft met de belangen van de werkgever. Dit maakt de externe vertrouwenspersoon een neutrale en betrouwbare bron van ondersteuning voor medewerkers.

De rol van een vertrouwenspersoon, zowel intern als extern, is om een vertrouwelijke en veilige omgeving te bieden waar medewerkers hun zorgen kunnen delen. Ze fungeren als een luisterend oor en bieden emotionele steun aan medewerkers die te maken hebben met problemen op de werkvloer. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het informeren van medewerkers over hun rechten, opties en mogelijke stappen die ze kunnen ondernemen.

Ook kan een vertrouwenspersoon bijdragen aan een positieve en gezonde werkcultuur, waarin respect en integriteit worden gewaardeerd. Een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan het creëren van een open communicatiecultuur en het voorkomen van negatieve emoties op de werkvloer.

Tevens kan het hebben van een vertrouwenspersoon de reputatie van de organisatie verbeteren. Werkgevers die actief bezig zijn met het voorkomen van ongewenst gedrag en integriteitskwesties op de werkvloer, worden gezien als verantwoordelijke en betrouwbare werkgevers. Dit kan bijdragen aan het aantrekken en behouden van gekwalificeerde medewerkers en het verbeteren van de relaties met klanten en andere stakeholders.

Er zijn twee specifieke rollen binnen het domein van vertrouwenspersonen: de Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en de Vertrouwenspersoon Integriteit.

Een Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen richt zich op het begeleiden van medewerkers die te maken hebben met situaties van ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie, intimidatie of seksuele intimidatie op de werkvloer. Ze bieden ondersteuning aan slachtoffers, luisteren naar hun verhaal, geven advies en informeren hen over mogelijke vervolgstappen, zoals het indienen van een formele klacht bij de werkgever.

Een Vertrouwenspersoon Integriteit behandelt kwesties met betrekking tot integriteit en ethiek op de werkvloer, zoals fraude, diefstal, belangenconflicten, machtsmisbruik en schendingen van bedrijfsregels. Ze bieden medewerkers een veilige ruimte om deze zaken vertrouwelijk te bespreken, begeleiden hen bij het verzamelen van bewijsmateriaal en adviseren hen over mogelijke stappen, zoals het melden van de situatie bij de juiste autoriteiten binnen de organisatie.